De fleste virksomheder har fastlagt en it-strategi, der har til formål at understøtte virksomhedens fortsatte og udvidede aktive inddragelse af it i opgaveløsningen.

It-strategien beskriver ofte principperne, strategien og visionerne for virksomhedens it-anvendelse og udgør en væsentlig del af rammerne for udvikling og vedligeholdelse af virksomhedens business intelligence.

En af de aktuelle overordnede politiske og forvaltningsmæssige målsætninger for den offentlige sektor er, at digital forvaltning skal anvendes som et redskab til at imødegå de udfordringer som den offentlige sektor står overfor i løbet af de kommende år.

It-strategien kan ikke ses isoleret. It-strategien skal understøtte virksomhedens øvrige forretningsstrategier, og det er vigtigt, at it-strategien ikke alene understøtter rationaliseringer på forretningsområderne men tillige understøtter virksomhedens samlede styringsgrundlag.

Mange it-strategier indeholder en vision om

1.fleksible it-løsninger, der giver adgang til information og opgaveløsning uafhængig af tid og sted

2.it som strategisk værktøj for virksomhedens produktion

3.it som strategisk forandringsværktøj.

business intelligence

Mange virksomheder har opbygget et omfattende ”ledelsesinformationsberedskab”, der gennem bearbejdning af data fra især virksomhedens produktionssystemer, har til formål at producere information til at

1.understøtte styring af produktion og ressourcer

2.tilgodese omverdenens informationskrav og -ønsker

Tekniske og organisatoriske forudsætninger

Beredskabets effektivitet og muligheder er meget afhængig af

1.indgående kendskab til virksomhedens it-løsninger

2.indgående kendskab til forretningsområderne

3.indgående kendskab til forretningsområdernes registreringspraksis og konkrete systemanvendelse

4.it-systemernes og forretningsgangenes tilrettelæggelse

I de traditionelle virksomhedssystemer er funktionerne produktion, dokumenthåndtering og registrering adskilt, hvilket i sagens natur indebærer flere fejlkilder i de data, der skal danne grundlag for den efterfølgende databearbejdning.

Virksomhedernes it-strategi foreskriver derfor ofte - og virksomhedernes nyere systemer lever ofte op hertil – at funktionerne integrerede, så det er fysisk umuligt at gennemføre en produktion uden behørig registrering.

Ældre systemers manglende fleksibilitet nødvendiggør ofte ikke-tilsigtet anvendelse af systemerne ved ændring af forretningsregler, organisation og arbejdsgange.

Dette forsøges undgået gennem formuleringer i it-strategien om, at nye it-løsninger skal være så fleksible, at de kan håndtere sådanne ændringer.

Virksomhedernes it-strategi er derfor også en strategi for tilvejebringelse af bedre datagrundlag for produktion af business intelligence, samt for at imødegå en lang række udfordringer for virksomhedens business intelligence.

Andre forudsætninger

En anden begrænsning er, at der i sagens natur kun kan leveres kvantitativ business intelligence på, hvad der rent faktisk er registreret. Kun de data, der kan indsamles og bliver indsamlet, kan tælles og analyseres.

Endvidere viser al erfaring, at kvaliteten af det registrerede falder med registreringens relevans og

anvendelighed for de medarbejdere, der skal foretage registreringen.

Desuden er der i Persondataloven samt for offentlig virksomhed også Forvaltningsloven og afledte bestemmelser fastsat en række begrænsninger i, hvad der må registreres og hvor længe det registrerede må gemmes.

Strategi for business intelligence

Kravene til virksomhedernes business intelligence er generelt stærkt stigende, bl.a. på baggrund af stigende effektiviseringskrav samt rapporteringskrav.

Automatisering af den faste produktion og publicering

I mange virksomheder afvikles langt den største del af den faste business intelligence produktion mere eller mindre automatisk, og publiceringen foregår i videst muligt omfang elektronisk.

Der er gennemført utallige vellykkede datavarehus-projekter, som muliggør hurtig enkel og veldokumenteret produktion af valide rapporter.

Der er dog stadig forventning om og potentiale for yderligere automatisering og ikke mindst forbedret tilgængelighed. De publicerede rapporter ønskes ofte gjort mere anvendelige for modtagerne ved at give brugerne mulighed for at arbejde videre med informationen og for at anvende de til rådighed stillede business intelligence-data i egne systemer – f.eks. tekstbehandling, regneark eller lignende.

Forenkling af vedligehold

Især i virksomheder med hyppige ændringer i forretningsbetingelserne er der gennemført tiltag til forenkling, automatisering og kvalitetssikring af de meget omfattende vedligeholdelsesopgaver, der følger i business intelligence-systemerne, hver gang der ændres i organisation, markedsvilkår, aftalegrundlag, offentlig fokus … på virksomhedens forretningsområde.

Der er derfor stort effektiviseringspotentiale, i det omfang dokumentationen for forretningsregler og -gange bringes til direkte at kunne anvendes som grundlag for business intelligence-systemernes databearbejdning.

Organisatorisk håndtering af bi-krav til systemerne

Såfremt business intelligence anerkendes som strategisk faktor, og såfremt der er opstillet kvalitativt høje mål for virksomhedens business intelligence – afføder disse igen krav til organiseringen af arbejdet med business intelligence.

Når virksomhederne designer nye systemer og implementerer nye arbejdsgange, er det nemt at se, at det kan få afgørende betydning for efterfølgende levering af valid business intelligence, at virksomhedens organisatoriske ansvarlige for business intelligence (Gartner® omtaler denne enhed som ”Business Intelligence Competency Center”) involveres. At BICC i den forbindelse i langt de fleste tilfælde vil kunne tilføre løsningen umiddelbar forretningsmæssig værdi er i den sammenhæng en vigtig pointe.

Service Level Agreements

I lighed med andre af virksomhedens funktioner vil business intelligence og virksomhedens Business Intelligence Competency Center i stigende grad blive mødt med krav om og bør selv tilstræbe Service Level Agreements. Sådanne SLA’er bør bl.a. klart deklarere, hvilke rapporter det er muligt at producere i hvilken kvalitet –samt udviklings- og produktionsomkostninger herved.

Sammenfatning

Det stigende krav, ønske og forventning om, at der altid skal være adgang til al relevant information medfører, at virksomhederne må forfølge en sammenhængende it- og business intelligence-strategi, der bl.a. sigter på at tilvejebringe effektiv administration og velunderbygget information om virksomhedens forretningsområder.

Udfordringerne for virksomhedernes business intelligence bliver ikke mindre; men værktøjerne og mulighederne er blevet meget bedre. Der findes gode værktøjer og ”best practices”.