Excel og især “PowerPivot” er i den seneste inkarnation af Microsoft’s BI-suite (Office, SharePoint, SQL Server) hypet som værktøjer, der gør det muligt at give adgang til analyse og anden business intelligence for mange nye brugergrupper.

ebs.dk er til en vis grad enig med Microsoft heri.

I denne artikel diskuterer vi muligheder og faldgruber ved implementering af PowerPivot.

Konklusion

PowerPivot er et relativt let-anvendeligt supplement til en moden BI implementation, der gør det muligt for analytikere og nye grupper af BI brugere at foretage analyser væsentligt hurtigere end hidtil.

If you cannot beat them – join them! Selv om, at BI Competence Centre og IT organisationer traditionelt af en række gode grunde kan være skeptiske overfor anvendelse af Excel til rapportering og analyse – tyder meget på, at brugerne elsker Excel.

Avancerede brugere i forretningsorganisationen får med PowerPivot et virkelig slagkraftigt værktøj til analyse og indsigt, som tidligere ville have krævet mange iterationer med analytikerne i BI-organisationen – hvis analysetemaet overhovedet var blevet identificeret.

BI Competence Centre og IT organisationerne kan lige så godt overgive sig med det samme og i stedet for at kæmpe imod fokusere på at tilvejebringe de nu endnu mere nødvendige højkvalitetes og veldokumentere data marts samt overvågning og drift til at understøtte organisationens stadig stigende behov for BI.

Der vil givet være behov for PowerPivot-relateret uddannelse for forretningsbrugerne - især koncentreret om:

1) Uddannelse i DAX

2) Uddannelse i samt bidrag til data marts.

Der vil givet være behov for PowerPivot-relaterede uddannelse for BI Competence Centre og IT - især koncentreret om:

1) Strukturering og konfiguration af SharePoint

2) Drift af PowerPivot

What is PowerPivot?

PowerPivot er tre ting:

1) En “rolle” (Analysis Services i SharePoint integrated mode) i SQL Server 2008R2

2) En add-in til klient applikationen Excel – “PowerPivot for Excel”

3) Et add-on til SharePoint Server – “PowerPivot for Sharepoint”

PowerPivot for Excel

Populært sagt er PowerPivot for Excel et subset af Microsoft SQL Server Analysis Services, en komprimeringsmotor samt understøttelse af sprog til multidimensionelle forespørgsler DAX (et ”subset af MDX”).

PowerPivot for Excel indeholder en lokal version af SSAS og giver på den måde adgang til størstedelen af SSAS’s analysefunktionalitet.

PowerPivot for Excel downloader de data, der skal analyseres, lokalt på brugerens pc og komprimerer de downloadede data meget effektivt. Dette gør det muligt at opbevare og behandle de downloadede data i RAM, hvilket igen giver meget hurtige – nærmest øjeblikkelige – svartider på de foretagne analyser.

Den kendte grænse på maksimalt 1.048.576 rækker i et Excel regneark gælder ikke for PowerPivot. Grænsen for antallet af rækker i et PowerPivot regneark bestemmes alene af størrelsen af tilgængelig hukommelse på klient-maskinen.

Standardfunktionerne i Excel kan ikke bruges til forespørgsler og anlyse af multiple dimensioner. Derfor har Microsoft inkluderet funktioner og understøttelse af Data Analysis Expressions (DAX).

SQL Server roller

SQL Server’s velkendte understøttelse af integration mellem Reporting Services og SharePoint er fra og med version 2008R2 udvidet med integration mellem Analysis Services og SharePoint.

I SSAS integration modus kan SharePoint integrere til og udnytte al funktionalitet i SSAS.

PowerPivot for Sharepoint

Samme funktionalitet som i PowerPivot for Excel men afviklet på en web server, hvilket tilfører skalerbarhed, sikkerhed, workflows, versionering, overvågning, udvidet adgang ...

PowerPivot regneark, publiceret på en SharePoint server kan tilgås med fuld PowerPivot-funktionalitet fra nettet og kræver ikke lokalt installerede applikationer på brugerens pc – med undtagelse af en browser – og datakilderne bliver ikke downloaded lokalt.

PowerPivot målgruppen

PowerPivot er et bidrag til Microsoft’s mission om ”Self Service BI”, der skal gøre det muligt for informationsarbejdere at indsamle og analysere data på egen hånd – i de omgivelser, hvor de arbejder og som de kender bedst ... Excel.

PowerPivot er designet til at levere dette uden IT-organisationens aktive deltagelse men med mulighed for IT’s overvågning.

Brugerne behøver ikke vide, hvordan man bygger avancerede SSAS løsninger i Visual Studio for at kunne bruge PowerPivot.

Det er ebs.dk’s forventning, at PowerPivot vil fortsætte med at blive forbedret og vil blive endnu mere kraftfuldt. PowerPivot vil dog næppe komme til at erstatte de dedikerede SSAS værktøjer. Der vil fortsat være forskelle alene på grund af forskellene i behov og forudsætninger i de målgrupper, produkterne henholdsvis er rettet mod.

Hvad kræves der?

For at lave ad-hoc analyser på en pc, har du ikke brug for andet end Excel 2010 og den gratis PowerPivot add-in på brugermaskinen – og så naturligvis adgang til data!

Microsoft understøtter adgang til data fra stort set alle større leverandører (Oracle, IBM, MySQL, Informix, Teradata, Sybase, SQL Azure …) og formater (SSRS rapporter, ATOM Feeds, Excel, Access, Flade filer, regneark …).

De mest oplagte datakilder er naturligvis de validerede, veldolkumenterede og kvalitetssikrede kuber, stillet til rådighed fra organisationens data mart.

Hvis du har brug for samarbejde og udvidet rapportering, skal du have en server med SharePoint og Analysis Services 2008 R2 (In-memory storage mode).

For at kunne anvende egne beregninger eller simpel data cleansing i PowerPivot vil du også skulle lære DAX (Data Analysis Expression).

For at kunne understøtte dine PowerPivot brugere vil du skulle uddanne din IT-organisation og dit BI Competence Center.

Faldgruber

Oversælg ikke – PP er ikke helt ligetil at anvende!

Brugere, der i dag ikke er trygge ved at bygge og anvende pivottabeller i Excel vil finde PowerPivot vanskelig tilgængelig.

Det er stadig Excel

Forvent ikke, at din regnearksbaserede analyse er veldokumenteret!

Du skal stadig strukturere din BI

Selv om PowerPivot muliggør (relativ) nem adgang til data og analysekraft – vil du stadig skulle tilvejebringe rensede og velstrukturerede data for at være i stand til at gennemføre valide analyser.

Ingen analyse bliver bedre end datakvalitet og analytikerens indsigt i de analyserede forretningsprocesser og i de anvendte datakilder tillader.

Du vil derfor stadig skulle have indsigt i din forretning og i dine data, og du vil også stadig – og formentlig i endnu højere grad – skulle tilvejebringe velstrukturerede og -dokumenterede data om forretningsprocesserne til analytikere og forretningsbrugere. Dette er ikke “one-version-of-the-truth”; men i det mindste “one-version-of-the-data mart”.

Du får brug for godkendelsesprocedurer

Da PowerPivot gør det muligt for ”hvem som helst” at gennemføre og publicere deres egne analyser, vil du formentlig finde det relevant at opstille politikker for hvilke analyser, der kan publiceres hvor og af hvem.

Heldigvis giver SharePoint god understøttese af “approval workflows”, versionering …

Mange versioner af sandheden

Det er en udbredt målsætning for Business Intelligence at levere ”one-version-of-the-truth” for på den måde at holde fokus på forretningsudfordringer fremfor på opgørelsesmetoder.

Med PowerPivot kan “hvemsomhelst” skabe deres egen ‘version-of-the-truth’ – hvilket af flere grunde bør betragtes som et gode ...

Du vil dog ønske at kunne sikre, at i det mindste datagrundlaget for “hvem som helst’s” version af sandheden er konsistent og valideret. Dette er, hvad ebs.dk kalder ”one-version-of-the-data mart”.

Vær opmærksom på netværksbelastning

Da PowerPivot på klienten (PowerPivot for Excel) forudsætter, at alle data downloades fra databaseserverne, er der risiko for generering af store mængder trafik på netværket! Forestil dig f.eks., at nogen får udviklet et PowerPivot regneark, som bliver populært i hele organisationen.

SharePoint tilbyder goder værktøjer til håndtering af populære PowerPivot regneark – uden at generere netværkstrafik.

Genvej til mere information

Godt og omfattende netsted om installation og anvendelse af PowerPivot: http://powerpivotgeek.com.